Published by Malay Mail & New Straits Times, image from Malay Mail.
The small and medium sized companies (SMEs) should make use of the movement control order (MCO) to re-start their operation via teleworking and a focus on digitalisation.
Both the Covid-19 pandemic and the MCO are game changers in changing the familiar landscape of how we go about doing business into a future landscape where “remote” will be the buzzword.
Given that under MCO all non-essential businesses have to cease operations, the utilisation of digital technology via teleworking is the only way businesses, especially SMEs can still continue to operate under MCO, for otherwise they would face the possibility of business closure for good.
In a broader sense, it is also one of the alternatives to prevent unemployment in the country, as some SMEs will not be able to retain their staffs due to zero revenue during the MCO.
According to the International Monetary Fund, among the negative effects of business closure are the loss of organisational know-how and the termination of successful long-term projects.
So, what is teleworking and what are its advantages?
Teleworking, also known as telecommuting, is defined as the practice of working at home, while interacting with your office by phone or email using the internet.
It means using information technology and telecommunications to replace travels relating to work. It would also enable employees or business owners to work at home using communication devices from their current location to perform work duties.
Well before the advent of the Covid-19 pandemic, the technique is often preferred in other countries such as Europe, and the practice is also commonly used in the US and Canada.
Based on Replicon, a software company that provides cloud time tracking applications, teleworking has become the norm across all business sizes and industries.
The US federal government’s statistics has shown that 47 per cent of its employees can work remotely and offsite, and this has been described as a “strategic organisational change programme” for government agencies.
The advantages of a telework programme are widespread and, according to the International Telework Association and Council, teleworking has generated an increase of 22 per cent in employee productivity, a 20 per cent decrease in employee turnover and a 60 per cent decrease in employee absenteeism.
Employees become more productive because the right resources and a flexible schedule would allow them to work anywhere, without office distractions.
Besides, it would also reduce the real estate costs and employees’ costs as parking expenses will be minimised which will reduce the company’s overhead and the employees can spend less on their cost of livings such as food and transport in terms of personal costs.
It would also allow business continuity as the International Telework Association and Council also agree that in the case of a pandemic or some other crisis, teleworking will be a key component of a business continuity plan.
But how does digitalisation impact the SMEs?
Digitalisation is already part of Budget 2020, and it would have several beneficial consequences for SMEs which have contributed 66.2 per cent in employment and a total output contribution of 38.3 per cent to GDP in 2018 is 38.3 per cent.
To support this, a lot of studies have recognised and identified the key role that digital technologies can play in improving the business landscape.
This is because experts believe it will generate unprecedented opportunities to fuel productivity, increase employment and drive innovation such as a myriad of technological developments like Mobile Broadband, Cloud Computing, Big Data Analytics and the Internet of Things (IoT).
It can also accelerate business growth and open up new business opportunities in various industries.
In Singapore, for instance, as a result of Covid-19 pandemic, more businesses are seeing the benefit of increased digitalisation, an observation noted by the republic’s Minister for Communications and Information, S. Iswaran.
Yet we have to take into account that teleworking and digitisation do have limitations.
Firstly, it requires enormous investment in consultancy and technology. But this limitation has been overcome, given the fact that the Ministry of Finance (MOF) has provided the grants for SMEs to adopt it such as BSN’s SME Digitalisation Initiative.
Therefore, it is imperative for SMEs not be afraid to invest in teleworking and digitalisation, as under the MCO, this is the only option to save them during the crisis.
The next phase concerns internal processes such as the flexible work and conciliation formulas, information access, openness and promoting innovation. The business model is also required, which involves how information is used by SMEs, processes that allow data to be processed and used reliably and constantly.
Digitalisation should be seen by businesses, especially the SMEs, as the way forward not only to combat the pandemic but also to prepare SMEs for the next phase of digital growth in Malaysia’s economy. It is also vital as a strategy of survival to restart the economy.
Farhan Kamarulzaman is Research Assistant at EMIR Research, an independent think tank focused on strategic policy recommendations based on rigorous research.
Diterbitkan oleh Malaysiakini.
Perusahaan kecil dan sederhana (PKS) harus memanfaatkan perintah kawalan pergerakan (PKP) bagi memulakan operasi mereka melalui telekomunikasi dan tumpuan kepada digitalisasi.
Pandemik Covid-19 dan PKP merupakan perubahan percaturan dalam mengubah landskap konvensional tentang bagaimana kita menjalankan perniagaan ke arah landskap masa depan yang “jarak jauh” (remote) akan menjadi tema utama.
Telekomunikasi digital satu-satunya cara untuk PKS
Memandangkan semua perniagaan kurang penting perlu menghentikan operasi mereka semasa PKP, penggunaan teknologi digital melalui telekomunikasi adalah satu-satunya cara untuk mereka terus menjalankan perniagaan, terutamanya bagi PKS kerana mereka masih dapat beroperasi semasa PKP, jika tidak, kemungkinan PKS ini akan terpaksa menutup perniagaan mereka sepenuhnya.
Dalam erti kata lain, ia juga merupakan salah satu alternatif untuk mencegah pengangguran di negara ini kerana sesetengah PKS tidak dapat mengekalkan kakitangan mereka akibat pendapatan sifar semasa PKP.
Menurut Tabung Kewangan Antarabangsa (IMF), antara kesan negatif penutupan perniagaan adalah kehilangan kepakaran berorganisasi dan penamatan projek-projek jangka panjang yang akan mendatangkan hasil lumayan.
Telekomunikasi ditakrifkan sebagai amalan bekerja dari rumah sambil berinteraksi dengan pejabat melalui telefon atau e-mel menggunakan Internet.
Ia bermakna penggunaan teknologi maklumat dan telekomunikasi untuk menggantikan perjalanan berkaitan dengan kerja. Ia juga membolehkan pekerja atau pemilik perniagaan bekerja dari rumah dengan menggunakan peranti komunikasi dari lokasi untuk melaksanakan tugas kerja.
Sebelum kemunculan pandemik Covid-19, teknik ini sering menjadi pilihan di negara-negara lain seperti Eropah, dan amalan ini juga kebiasaannya digunakan di Amerika Syarikat dan Kanada.
Berdasarkan Replicon, sebuah syarikat perisian yang menyediakan aplikasi
penjejakan masa secara awan (cloud time tracking), telekomunikasi telah menjadi satu perkara biasa di semua saiz perniagaan dan industri.
Statistik kerajaan persekutuan Amerika Syarikat telah menunjukkan bahawa 47 peratus pekerjanya boleh bekerja dari jauh dan luar kawasan, dan ini telah digambarkan sebagai “program perubahan organisasi strategik” untuk agensi-agensi kerajaan.
Kelebihan program telekomunikasi adalah meluas dan menurut Persatuan dan Majlis Telekomunikasi Antarabangsa, telekomunikasi telah menghasilkan peningkatan sebanyak 22 peratus dalam produktiviti pekerja, penurunan 20 peratus dalam perolehan pekerja dan penurunan 60 peratus dalam ketidakhadiran pekerja.
Pekerja menjadi lebih produktif kerana sumber-sumber yang betul dan jadual fleksibel akan membenarkan mereka bekerja di mana-mana, tanpa gangguan pejabat.
Di samping itu, ia juga akan mengurangkan kos hartanah dan kos pekerja kerana perbelanjaan tempat letak kereta dapat dikurangkan di mana ia akan mengurangkan bebanan syarikat serta pekerja juga boleh berjimat dengan kos sara hidup peribadi mereka seperti makanan dan pengangkutan.
Ia juga akan membolehkan kelangsungan perniagaan kerana Persatuan dan Majlis Telekomunikasi Antarabangsa bersetuju dalam kes pandemik atau beberapa krisis lain, telekomunikasi akan menjadi komponen utama pelan kelangsungan perniagaan.
Tetapi bagaimanakah impak digitalisasi kepada PKS?
Digitalisasi telah menjadi sebahagian Bajet 2020, dan ia akan mempunyai beberapa kesan menguntungkan bagi PKS yang telah menyumbang 66.2 peratus dalam pekerjaan dan sumbangan sebanyak 38.3 peratus kepada KDNK pada 2018.
Bagi menyokong hal ini, banyak kajian telah mengiktiraf dan mengenal pasti peranan utama yang dapat dimainkan oleh teknologi digital dalam menambah baik landskap perniagaan.
Ini kerana ramai pakar percaya ia akan menjana peluang yang belum pernah terjadi sebelum ini, dalam meningkatkan produktiviti, pekerjaan dan memacu inovasi dalam pelbagai perkembangan teknologi seperti Broadband Mudah Alih, Pengkomputeran Awan, Analisis Data Besar dan Internet-untuk-Segalanya (IoT).
Ia juga boleh mempercepatkan pertumbuhan perniagaan dan membuka peluang perniagaan baru dalam pelbagai industri.
Sebagai contoh, di Singapura, ekoran wabak Covid-19, banyak perniagaan telah melihat sendiri manfaat yang diraih hasil peningkatan digitalisasi, menurut pemerhatian Menteri Perhubungan dan Penerangan Singapura, S. Iswaran.
Namun, kita perlu mengambil kira telekomunikasi dan digitalisasi juga mempunyai batasan.
Pertama, ia memerlukan pelaburan besar dalam perundingan dan teknologi. Tetapi batasan ini telah diatasi memandangkan Kementerian Kewangan telah menyediakan geran bagi PKS untuk melaksanakannya seperti Inisiatif Digitalisasi PKS oleh Bank Simpanan Nasional (BSN).
Oleh itu, ianya penting bagi PKS untuk tidak berasa takut untuk melabur dalam telekomunikasi dan digitalisasi kerana semasa PKP, ia menjadi satu-satunya pilihan untuk menyelamatkan mereka dalam krisis ini.
Fasa seterusnya merangkumi proses dalaman seperti kerja fleksibel dan formula penyatuan, akses maklumat, keterbukaan dan mempromosi inovasi. Model perniagaan juga diperlukan di mana ia melibatkan bagaimana maklumat digunakan oleh PKS, proses yang membolehkan data diproses dan digunakan secara boleh dipercayai dan berterusan.
Digitalisasi harus dipertimbangkan oleh para peniaga, terutama PKS, sebagai langkah ke hadapan dalam memerangi wabak ini dan juga untuk mempersiapkan PKS bagi fasa pertumbuhan digital yang berikutnya dalam ekonomi Malaysia. Ia juga penting sebagai strategi penakatan untuk memulakan semula ekonomi negara.
Farhan Kamarulzaman merupakan Pembantu Penyelidik di EMIR Research, sebuah organisasi pemikir bebas yang berfokuskan kepada pencernaan saranan-saranan dasar strategik berteraskan penyelidikan yang terperinci, konsisten dan menyeluruh.
